1. オフィス移転の目的を明確化する
計画をたてる際には、まず今回のオフィス移転の目的を必ず明確にしておかなければいけません。この目的が曖昧になまま移転を進めてしまうと、大きな予算を注ぎ込んだにもかかわらず「こんなはずじゃ…」といったことになりかねません。何のために移転するのか、優先順位はどうかなど検討しましょう
オフィス移転目的の例
移転の目的としては主に以下のようなものが挙げられます。
- 売上げの増減、人員の増減による必要面積の増減
- 福利厚生などを充実させるための事務所コストの削減
- 分散しているオフィスを統合するため
- 耐震強度など建物への不満
- 従業員のモチベーション向上のための環境改善
- 社内コミュニケーションを活性化させるための環境づくり
- 採用活動を意識した企業のイメージ向上
2. 目的から移転の条件を順位付け
目的を明確化できたら、それに合わせてオフィス移転の条件を設定していきます。この時に注意したいのが、どの条件を最優先すべきかという、移転条件の順位付けをすることです。はっきり優先順位が決まっていれば、作業に入った時に一々迷わずに済み、結果としていいオフィスづくりが出来ます。
移転条件の例
- 場所・・・最寄り駅、所在エリア
- 環境・・・競合の有無、顧客との距離、利便性、エリアイメージ
- 規模・・・坪数、一人あたりの執務スペース、将来の増員を見込んだスペースの確保、特殊室のスペース
- 予算・・・賃料、保証金などの初期費用、ランニングコスト
3. 大まかなスケジュールの作成
オフィスや事務所を移転する際には、解約予告を提出しなければいけません。移転の準備や引越しにかかる期間を逆算し、大まかにスケジュールを組みましょう。解約予告提出のタイミングで、現在のオフィスの退去期限が決まるため、その前後のスケジュール調整が必要になるからです。
解約予告とは
一般的に賃貸契約を解約する場合、３ヶ月〜６ヶ月前までに書面を提出しなければいけません。また、定期契約では中途解約ができないケースも多いです。詳しくは契約書の詳細な確認が必要です。そのため、大まかなスケジュールが必要になります。
4. オフィスプランニングを物件決定前に決める
通常、移転先の物件が決定してからプランニングを行なうことが多いですが、出来れば事前に進めておくことが重要になります。というのも、先に物件を決めてからだと、レイアウトが上手くいかなくてスペースを最大限に活用できないことも少なくないからです。現在のオフィスの現状把握をして、その改善の順位・方向性・必要面積などを決定すれば、それに基づいて物件の選定が出来ます。
現在のオフィスの現状把握のポイント
- 各使用スペースの面積と使用状況
- 什器の使用状況や書類の保管状況
- OA機器の設置状況
- 空調設備や照明などの室内環境
計画7割、実行3割
よく物事は計画や準備段階で７割出来が決まると言いますが、オフィスや事務所の移転においても同じことが言えます。そのためにも上記の４つのポイントを計画時から意識して進めていくことが重要になってきます。ただ、情報や知識が少ない場合、専門の会社に早めに相談することも大事です。
